はじめに
「やることが多すぎて、何から手をつければいいのか分からない…」
「気づけば締め切りに追われている…」
こんな悩みを抱えていませんか？
実はタスク管理は“センス”ではなく“技術”です。正しい方法を身につければ、誰でも効率的に仕事を進められるようになります。
本記事では、ビジネスマンが今日から実践できる タスク管理術4ステップ を紹介します。
この記事を読み終える頃には、あなたの毎日の仕事がぐっとスムーズになるはずです。
ステップ0：なぜタスク管理が重要なのか？
タスク管理ができていないと…
- 頭の中が常に“やることリスト”でいっぱい
- 締め切り直前になって焦る
- 集中できずに生産性が下がる
一方でタスク管理ができると…
- やるべきことが明確になる
- 心に余裕が生まれる
- 生産性が飛躍的に上がる
つまり、タスク管理は「時間のコントロール」だけでなく「ストレス削減」にも直結するのです。
ステップ1：タスクをすべて書き出す
まずは 頭の中のタスクを全部書き出す ことから始めましょう。
例：
- 「メール返信」 → 誰に、何を伝えるか、期限はいつか
- 「資料作成」 → 誰向けか、必要な調査は何か、納期はいつか
ポイントは、“次の行動レベル”まで分解して書くこと。
こうすることで、頭の中のモヤモヤが消え、集中できるようになります。
この考え方は、デビッド・アレン氏の「Getting Things Done（GTD）」に基づいた有名な時間管理術でもあります。
ステップ2：優先順位をつける（アイゼンハワー・マトリックス）
次は 優先順位をつける ステップです。
おすすめなのが アイゼンハワー・マトリックス。
タスクを以下の4つに分類します：
- 重要 × 緊急 → 今すぐやる
- 重要 × 緊急でない → スケジュールを組む
- 重要でない × 緊急 → 他の人に任せる
- 重要でない × 緊急でない → やらない or 後回し
分類するだけで、「本当に今やるべきこと」が一目で分かります。
ステップ3：時間割を作る（タイムブロッキング）
3つ目のステップは、 タイムブロッキング（時間割を作ること） です。
例：
- 9:00〜10:00 → メール対応
- 10:00〜11:00 → 企画書作成
このように、あらかじめ時間をブロックしてタスクを割り当てることで、集中力が増し、短時間で成果を出せます。
初めは1時間単位でざっくり割り振るのがおすすめです。
ステップ4：実行と見直し
最後のステップは 実行と見直し です。
計画を立てたら実行あるのみ。
ただし、終わった後に必ず振り返りをしましょう。
- どこに時間がかかったか
- 何がうまくいかなかったか
- 改善できるポイントはどこか
さらに、ポモドーロ・テクニック（25分作業＋5分休憩） を取り入れると、集中力を保ちながら作業できます。
まとめ：今日から始めるタスク管理術
今回紹介したタスク管理術をまとめると以下の通りです。
- すべて書き出す → 頭を整理
- 優先順位をつける → 重要度で仕分け
- 時間割を作る → タスクに全集中
- 実行と見直し → 振り返りで改善
どれもシンプルですが、継続すれば確実に効果が出ます。
忙しいビジネスマンこそ、この4ステップを取り入れて「時間に追われる毎日」から卒業しましょう。
